Setiap perusahaan pada dasarnya akan menghadapi berbagai masalah internal dan external. Masalah eksternal biasanya meliputi urusan-urusan yang berkaitan langsung dengan konsumennya, misalnya, pemasaran, penjualan dan strategi-strategi lainnya untuk meningkatkan penjualan. Masalah internal merupakan hal yang paling ketat karena sangat mempertimbangkan hubungan antara perusahaan dengan TCWG (Those Charge With Governance) yang terdiri dari investor, perpajakan (pemerintah) dan barisan manajemen puncak perusahaan (CEO, COO dan CFO).
Pada umumnya, pihak manajemen perusahaan lebih tertarik kepada pencarian keuntungan. Olehsebabnya strategi-strategi pembelian (purchasing), produksi dan penjualan (sales dan marketing) lebih cenderung mendapatkan perhatian yang besar baik dari internal manajemen maupun pihak investor. Perusahaan juga cenderung mampu berhasil menjalankan strategi-strategi dagang dan loby yang relatif sangat fleksibel dan membutuhkan kecerdasan emosional.
Selain kehandalan dalam eksternalnya, manajemen juga memerlukan kehandalan dari sisi internal. Ketika cakupan manajemen masih relatif kecil, berbagai fleksibilitas dan rangkap jabatan memang lazim dilakukan karena alasan efiensi biaya dan kecepatan dalam teamwork untuk mencapai target-target perusahaan untuk menciptakan profit. Jenis manajemen ini merupakan manajemen berbasis orang (people based manajement). Kelebihan jenis manajemen ini adalah mampu menghasilkan leadership yang efektif sekaligus mampu menghadapi masalah-masalah yang di luar perkiraan dengan cepat. Manajemen ini sangat baik diterapkan pada perusahaan yang masih relatif kecil dan sederhana.
Seiring berjalannya waktu, perusahaan mampu tumbuh besar. Hal ini tentunya dikarenakan oleh adanya peningkatan penjualan sehingga mempengaruhi produktivitas. Hal ini yang sangat menuntut adanya menambahan SDM yang disertai fungsi-fungsinya. Fleksibilitas yang sangat mengandalkan kepercayaan terhadap seluruh individu-individu internal perusahaan mulai berkurang. Para SDM yang rangkap jabatan pun perlahan-lahan menjadi semakin harus terspesialisasi. Selanjutnya pekerjaan yang sangat berat membuat para SDM di manajemen puncak tidak mampu mengawasi dan mengendalikan personil-personil yang banyak.
Keadaan meningkatnya skala perusahaan sangat menuntut adanya manajemen berbasis sistem. Makna dari manajemen berbasis sistem tersebut adalah manajemen yang diterapkan oleh sebuah perusahaan yang baik dan dapat dikembangkan secara jangka panjang demi kecepatan dan ketepatan dalam mengerjakan aktivitas sehari-hari. Hal ini dikarenakan seluruh komunikasi kunci (key communication) dalam proses pencapaian perusahaan akan didokumentasikan, diukur, diawasi dan direncanakan serta didiskusikan secara spesifik. Hal ini juga mempertimbangkan job description yang fleksibel (namun formal) agar risiko error dan fraud dapat diturunkan.
Sebaiknya hal ini dimiliki sejak perusahaan masih kecil sehingga mampu meningkatkan kesadaran (awareness) dari segenap individu dan investor atas pentingnya manajemen berbasis sistem. Keinginan suatu perusahaan untuk memiliki manajemen berbasis sistem mengindikasikan optimisme perusahaan bahwa suatu saat organisasinya akan semakin besar. Tentunya optimisme ini sangat membutuhkan berbagai bentuk alat-alat manajemen yang tertulis sehingga mampu meningkatkan kepercayaan dari TCWG.
Keunggulan lainnya dari manajemen berbasis sistem adalah mampu mengurangi ketergantungan berlebihan kepada individu-individu tertentu. Para pekerja yang baru dapat dengan mudah mempelajari rutinitas-rutinitas kantornya dan mengurangi beban rekannya untuk mengajarinya tentang cara bekerja di kantor tersebut. Hal ini juga memungkinkan para pekerja untuk rolling jabatan (rotation of duties) yang sangat bermanfaat untuk penyegaran bagi si SDM dan untuk pengendalian internal (mencegah fraud dan error) bagi manajemen. Pekerja yang menggantikan pekerja lainnya yang sedang cuti juga dapat dengan mudah meng-handle tanggungjawab sementaranya itu. Selanjutnya, SDM yang duduk di middle management juga akan lebih mudah mengambil keputusan dan akan menyerahkan pengambilan keputusan kepada atasannya (jika diharuskan) berdasarkan aturan main yang tertulis.
