Testing

PROCCESS OF MAKING AN ADMINISTRATIVE SOP

November 05, 2017 - Indra Jaya

Pada dasarnya pihak yang membuat SOP adalah karyawan perusahaan itu sendiri. Namun karyawan perusahaan biasanya kurang atau tidak memiliki waktu dan minat dalam membuatnya. Olehsebabnya, perusahaan tak jarang untuk menyewa jasa konsultan untuk membuatkannya. Tentunya kelemahan menggunakan konsultan adalah biaya yang relatif mahal dan perlunya si konsultan untuk memahami nature of business, company culture, organization behavior dan lain-lain. Namun kelebihannya adalah lebih praktis, tidak mengganggu aktivitas harian karyawan, memiliki pengalaman di perusahaan lainnya dan memiliki sejumlah referensi yang bermanfaat.

Namun perlu diketahui pula bahwa konsultan dan karyawan perusahaan harus mampu berkolaborasi. Hal ini dikarenakan pada dasarnya SOP dibuat oleh karyawan perusahaan khususnya yang duduk di level middle dan upper management. Sehebat apapun seorang konsultan pasti membutuhkan bantuan dari karyawan internal untuk mendapatkan insight yang cukup terhadap kondisi internal perusahaan. Insight tersebut terdiri atas analisis visi dan misi perusahaan, analisis budaya perusahaan, analisis risiko konflik, analisis struktur organisasi dan job description, analisis terhadap dokumentasi dan working report yang digunakan saat ini serta analisis terhadap rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Analisis-analisis tersebut juga dapat ditambahkan sesuai dengan kondisi yang ada.

Selanjutnya sebaiknya terdapat kejelasan di awal sebelum terlanjur SOP dibuat. Hal-hal yang harus jelas dan disepakati adalah:

  1. Nama-nama SOP lengkap dengan definisi dan tujuannya
  2. Referensi-referensi, khususnya yang berkaitan dengan
  3. Nama-nama bagian atau fungsi yang menjalankan masing-masing SOP (harus sesuai dengan struktur organisasi dan Job description)
  4. Mendesain kaitan antara SOP satu dengan SOP lainnya secara garis besar
  5. Desain bagian-bagian dalam SOP tersebut
  6. Jadwal-jadwal pertemuan dengan pihak terkait untuk membicarakan hasil analisis awal untuk memastikan semua kegiatan sudah dicover
  • Head Office
  • Grand Slipi Tower, 42D Floor
    Jl. S. Parman Kav 22-24, Slipi Jakarta 11480, Indonesia
    T: +62-21 2925 2122, 726 0039
    info@kap-gpaa.com
Copyright KAP GPAA