SOP merupakan salah satu alat manajemen untuk meningkatkan produktivitasnya. SOP adalah Suatu standar/ pedoman
tertulis berupa tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses bisnis tertentu dari level
terbawah sampai tertinggi yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan yang tertuang dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
Pada dasarnya, SOP merupakan Business Process Management yang berupaya untuk menyatukan kegiatan-kegiatan yang
beraneka ragam yang ada di perusahaan dan berusaha untuk meningkatkan pemahaman atas penyatuan tersebut (Weske
2007). Namun, business processes tersebut harus memiliki definisi dan terkait dengan peraturan-peraturan tertentu
yang bertujuan agar:
- tidak bertentangan dengan etika-etika bisnis yang efektif dan tidak melanggar norma-norma yang berlaku.
- menjadi alasan yang kuat mengapa proses bisnis digambarkan seperti itu sehingga dipercaya mampu mengurangi
konflik negatif
- memperjelas tujuan akhir dari nama pekerjaan yang tertulis pada SOP
Kelebihan memiliki SOP pada dasarnya adalah untuk memperjelas proses mencapai tujuan dan menjaga konsistensi
pekerjaan dari masing-masing level di dalam organisasi (EPA, 2007). Hal ini dikarenakan SOP bersifat do-able,
learn-able, measurable dan controllable. Selanjutnya menurut Weske (2007) kelebihan memiliki SOP adalah:
- Mampu membuat perusahaan mencapai tujuan bisnisnya secara efisien dan budaya yang efisien
- Menciptakan kolaborasi yang formal di dalam perusahaan
- Mempermudah analisis proses bisnis perusahaan sehingga Mempermudah evolutionary improvement
- Mampu menurunkan risiko konflik negatif
- Mampu mengakomodasi konflik positif
- Mampu mempengaruhi perilaku bisnis kepada segenap SDM agar sesuai dengan etika perusahaan
- Mampu menggambarkan tingkat kewenangan para SDM sehingga terhindar dari perilaku yang di luar batas
Namun memiliki SOP juga memiliki kelemahan yang harus ditekan risikonya agar tidak mengganggu stabilitas perusahaan.
Kelemahan memiliki SOP adalah:
- Membatasi gerak untuk berkreativitas sehingga akan memerlukan persetujuan dari pihak yang berwenang di
perusahaan jika ingin berkreasi di luar standar perusahaan (misalnya General Manager atau Board of Director)
- Menciptakan konflik bagi karyawan yang tidak (atau kurang) menyukai peraturan
- Ketika baru diterapkan (bahkan dapat pula ketika direncanakan) akan berpotensi menciptakan konflik bagi karyawan
yang tidak suka perubahan, apalagi jika dia merasa perubahan tersebut akan mengganggu kenyamanan dirinya
- Membutuhkan waktu ketika baru diaplikasikan sehingga membutuhkan pendidikan dan pengawasan yang efektif dari
para manajer. Hal ini juga dapat disiasati dengan memulai membuat SOP dengan proses bisnis yang sederhana.
- Membutuhkan karyawan yang mampu memahami, menjalankan dan memberi masukan kepada SOP sehingga berpotensi
terhadap insecurity bagi SDM yang tidak seperti demikian
- Membutuhkan pengawasan yang kontinu bahkan membutuhkan divisi internal audit (untuk perusahaan yang relatif
besar dan kompleks)
Dari beberapa kelebihan dan kelemahan tersebut, manajemen dituntut untuk membekali perusahaan dengan konsep-konsep
perusahaan lainnya agar mampu menurunkan risiko imbalance yang disebabkan oleh penerapan SOP yang tidak tepat.
